Bei der Schulstation handelt es sich um ein eigenständiges, konzeptionell verankertes pädagogisches Angebot mit einem klaren Betreuungsauftrag. Daher schließt es die Aufnahme von kurzfristig suspendierten oder kranken SchülerInnen ausdrücklich aus. Im Team der pädagogischen Leitungen werden die für die Schulstation vorgesehenen Schüler/-innen vorgestellt. Unter Berücksichtigung sowohl diagnostischer als auch prognostischer Faktoren wird anhand eines Kriterienkatalogs in diesem Team entschieden, ob ein Schüler/-in durch die Schulstation gefördert werden soll. Unterstützung erhält das Team durch die Klassenleitungen der Privaten Sekundarschule Schloss Varenholz sowie die jeweiligen Gruppenleiter/-innen der Wohngruppen.
Da die Schulstation Bestandteil der Konzeption von Schloss Varenholz ist, wird sie ggf. Bestandteil des Hilfeplans nach §36 SGB VIII sein. Daraus erfolgt die Pflicht, Ziele und Aufgaben zu benennen und den Verlauf zu dokumentieren. Die Dokumentation wird durch tägliche Berichte an die Wohngruppen der Schülerin bzw. des Schülers gewährleistet. Darüber hinaus erstellt das interdisziplinäre Team einen Rück- bzw. Hinführungsplan.